INTERNKONTROLL

 Kommunene skal møte et stort antall lov- og forskriftskrav. Samtidig har NOU 2023:9 Generalistkommunesystemet vist at ingen kommuner i Norge klarer full lovoppfyllelse. Å lykkes med internkontroll handler ikke om full lovoppfyllelse men om å jobbe riktig.

Få internkontrollen på plass

I KS Konsulent bruker vi gjerne 3R som huskeregel: Riktig arbeid med internkontroll handler om Risiko, Rutiner, Rapportering

‘Risikobasert’ betyr at vi starter med en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for å få oversikt, og så begynne med de største risikoene vi avdekker.

‘Rutiner’ betyr at vi identifiserer de oppgaver og arbeidsprosesser hvor vi trenger nye oppskrifter for å sikre kvalitet, tydelig ansvarsplassering, effektiv ressursbruk,  involvering av brukere mm, og at vi evaluerer og oppdaterer de rutinene vi allerede har laget.

‘Rapportering’ betyr for det første at vi ser til at avvikssystemet fungerer og at alle ansatte er kjent med det og kan bruke det. For det andre betyr det at vi følger opp avvikene og har et system for rapportering med vekt på ROS, rutiner og avviksoppfølging som er gjennomgående for hele kommunen og som oppsummeres i årsrapport til kommunestyret hvert år.

I tre-trinnsmodellen til høyre viser vi en framgangsmåte som kan bidra til at internkontrollen kommer på plass på kort tid. Modellen må tilpasses hver enkelt kommune og bygge videre på det arbeidet som allerede er gjort.

I Trinn 1 setter kommunedirektørens ledergruppe, KLG, av tre halve dager til å gjennomgå og bestemme hvordan arbeidet med ROS, rutiner og rapportering skal være. KLG må også sikre systemtilpasninger og ta beslutninger på hva som kan håndteres i fagsystemene og hva som skal håndteres gjennom kommunens internkontrollsystem og andre styringssystemer, definere roller, vedta maler mm. Det vil som regel være klokt å utpeke en IK ansvarlig i stab eller en liten arbeidsgruppe som kan følge opp beslutningene.

I Trinn 2 gjennomføres lederopplæring på tre samlinger der alle ledere får opplæring i kommunens internkontrollsystem med vekt på ROS, rutiner og rapportering. Mellom hver samling arbeides det med å gjennomføre ROS, revidere eller få på plass nye rutiner, oppfølging av avvikssystem og rapportering. Lederne kobler på medarbeiderne etter hver samling.

Trinn 3 handler om denne medarbeiderinvolveringen. Kjernen i internkontrollarbeidet er å sikre kvalitet overfor brukerne og effektive og trygge arbeidsprosesser gjennom gode rutiner. Derfor er det lett å koble på medarbeiderne og knytte internkontrollen til det faglige arbeidet. Det løpende internkontrollarbeid blir en del av vår hverdagspraksis.

Ved å ha et felles overordnet internkontrollsystem med felles opplæring, definerte roller og felles maler, sikrer kommunen at ansvar og engasjement for internkontroll ivaretas over tid.  Internkontrollarbeidet kan gjerne kobles til årshjulet, og mange kommuner har også innført en egen internkontrolluke hvert år. Gjennom en slik uke er man sikker på at ROS gjennomføres, rutiner oppdateres, at avviksoppfølging fungerer og at grunnlaget for årsrapportering legges.

KS Konsulent kan bistå i et eller flere trinn avhengig av hva kommunen har mest behov for. Vi starter gjerne med en samtale om status for internkontrollarbeidet og hvilke systemer kommunen bruker for helhetlig styring og  rapportering, kvalitetssystemer, relevante fagprogrammer i tjenestene, og internkontrollsystem. KS Konsulent har jobbet med internkontroll i mange ulike kommuner, og med en rekke ulike systemer. Vi kjenner internkontrollsystemene som er i bruk i kommunesektoren i dag og tar alltid utgangspunktet i systemene kommunen har valgt når vi jobber med tre-trinnsmodellen. Fordi ledere er hovedmålgruppe vil det være mulig å søke KS om OU-midler. Ta gjerne kontakt for en nærmere samtale.