Ja – det funker med digitale prosesser!

Foto: UNSPLASH

Kommuner og fylkeskommuner har fått hverdagen snudd opp ned. Over natten ble man nødt til å gå inn i krevende prosesser knyttet til beredskap og smittehåndtering, og det har fortsatt over et lengre tidsrom enn noen kunne ha spådd. Det kan blant annet handle om å endre bemanningsplaner, drive opplæring, bygge om lokaler, eller drive et utstrakt informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Kommune-Norge har opplevd ulik grad av smitte, men alle har vært nødt til å rigge om.

Men kommuner og fylkeskommuner har også utviklingsoppgaver som brenner, og ser framover. KS-Konsulent merker en stadig økende etterspørsel etter hvordan vi kan gjennomføre planlagte utviklingsprosesser i koronatider ved hjelp av digitale løsninger.

-Vi fikk et ufrivillig pusterom da Norge ble stengt ned 12. mars 2020, sier daglig leder Kristine C. Hernes. Tiden brukte vi til å lage vår egen interne opplæring. Alle rådgivere i KSK har bygget kompetanse på hvordan vi kan gjennomføre effektive prosesser digitalt med høy kvalitet, sier hun.

De fleste kommuner har erfaring med Teams eller Skype og vi bygger derfor gjerne på disse plattformene. I tillegg bruker vi gjerne Zoom og WebEx, særlig ved behov for spesielle funksjoner.

Når en prosess flyttes over til digital kanal har vi alltid nye planleggingsmøter med oppdragsgiver. Vi reduserer graden av formidling til et minimum, helst ikke over 10 minutter, og legger heller opp til utstrakt grad av interaktivitet gjennom bruk av ulike støtteverktøy. Våre faglige bidrag blir heller presentert som en naturlig del av dialogen, som et svar eller innspill på noe som deltakerne selv løfter fram. Vi organiserer grupper med enkle og tydelige oppgaver, og oppsummerer digitalt gjennom ulike verktøy slik at alle kan følge oppsummeringen og samtidig se hverandre.

Hele nøkkelen i å lykkes med digitale prosesser handler om å la alle komme til med sin vurderingskompetanse. Når vi har større forsamlinger, eksempelvis en ledergruppe på 30 personer, bruker vi verktøy der vi kan se mange innspill samtidig. For eksempel «notis»-funksjonen i Menti, eller «hyllefunksjonen» i Padlet. Vi kan også bruke Whiteboardfunksjonen i Teams. For en del av verktøyene gjelder at vi kan være svært mange deltakere. Vi kan også gjøre opptak av seminaret vi har, og gjøre opptaket tilgjengelig i ettertid. Dette koster ikke noe – det er funksjoner som allerede ligger i de digitale løsningene. Vi bruker også «digitale panel», der hver gruppe kan nominere en person som forbereder seg med gruppen og deretter går inn og deltar i et panel som drøfter en problemstilling. Gruppen har forberedt deltakeren med viktige vurderinger og argumenter på forhånd. Da utnytter vi i realiteten alle deltakernes kompetanse, og det er spennende å følge panelets drøftinger.

Hvis du lurer på om de utviklingsprosessene dere er i gang med kan egne seg for digitale prosesser, ikke nøl med å ta kontakt med oss!

Vår nye hverdag under koronakrisen – les mer om hvordan KSK jobber

«Workshop, rådgivning eller lederveiledning via digitale løsninger?» - KSK snur seg rundt og tar i bruk nye verktøy for å opprettholde planlagt aktivitet under koronapandemien.

«Skal seminar, nettverk eller veiledning kjøres via digitale flater, og i så fall på hvilke?”- Dette er spørsmål som nå naturlig inngår i dialogen mellom KSKs rådgivere og deres oppdragsgivere.

KSK, som de fleste andre virksomheter, har fått betydelige endringer i daglig drift siden mars 2020 på grunn av koronasituasjonen. Tross en del avlysninger er mange oppdrag blitt gjennomført, men ofte ved hjelp av andre verktøy og arbeidsmetoder.

KSK holder årlig seminarer, nettverk og konferanser for oppdragsgivere i over 150 kommuner og fylkeskommuner. En slik virksomhet i et langstrakt land betyr en reisevirksomhet deretter. Fra mars 2020 har vi tatt del i den nasjonale dugnaden med å holde avstand og å holde oss på hjemmekontor, og de brå endringene i arbeidssituasjonen ble erfart som drastiske. KSKs rådgivere både gir og henter energi og motivasjon i arbeidshverdagen nettopp i de sosiale relasjonene til hver enkelt oppdragsgiver. Nå ble dette satt på prøve.

Arbeidstid tidligere brukt til reising ble nå fra hjemmekontoret lagt ned i å endre planlagte oppdrag og til å designe prosesser egnet til digitale løsninger. “Teams, Skype, Zoom eller WebEx?”- Vi kobler oss på og tilbakemeldingene fra våre oppdragsgivere har vært gode. Digitale møtearenaer erfares både som ressurssparende og bærekraftige. I tillegg har vi erfart en bonusgevinst ved at vi sammen også har bedrevet kompetanseheving og ferdighetstrening i bruk av digitale verktøy.

I KSK har vi med koronasituasjonen erfart at arbeidshverdagen har hatt et taktomslag i måten vi utfører våre arbeidsoppgaver på. Vi har måttet tilegne oss ny kompetanse og møtt oss selv i døra i betydningen av å være en lærende organisasjon. Vi har i koronaens tid gjort et internt og eksternt løft internt i å ta i bruk digitale verktøy.

Selv om nåværende løsninger med hjemmekontor og digitale møtearenaer fungerer fint, så ser vi likevel alle fram til når vi igjen kan ta del i fysiske møter hvorhen i landet våre oppdragsgivere måtte være. Inntil da, KSK møter deg digitalt!